Controlling für komplexe Strukturen

Transparenz schaffen – Effizienz steigern

Fallbeispiel Wachstum Zahnarztpraxis

Ausgangslage
Dr. C., Zahnarzt, übernahm 2007 eine Praxis, 2009 eine weitere und gründete 2014 eine dritte Praxis in der Region der KZV Nordrhein. Ein Jahr später überführte Dr. C. die Praxen in eine Partnerschaftsgesellschaft, um diese gemeinsam mit seiner Kollegin Dr. F. weiter zu betreiben. 2018 wandelte Dr. C. diese wiederum in eine GmbH um. Dr. C. wurde alleiniger Gesellschafter, seine Kollegin Dr. F. als Angestellte weiterbeschäftigt sowie 12 Zahnärzte. Seinem Eindruck nach „laufen die Praxen eigentlich“. Allerdings beschlich Dr. C. mehr und mehr das Gefühl, nicht mehr alles zu durchschauen. Besonders die hohen Summen, die sein Unternehmen Praxis inzwischen umwälzte, bereiteten ihm Unbehagen. Dr. C. beauftragte Kock + Voeste, um wirtschaftliche Transparenz zu erhalten. Ziel sollte es sein, ein Controllinginstrument zu implementieren, das sowohl die Kostenplanung als auch die Leistungen jedes Behandlers differenziert betrachtet und Aufschluss über die jeweilige Entwicklung nachvollziehbar aufzeigt und auswertet.

Analysieren.
Im ersten Schritt analysierte Kock + Voeste in der Gesamtschau alle wirtschaftlichen und leistungsbezogenen Daten im Verhältnis zu anderen Praxen der Fachgruppe und vergleichbarer Größe im Verlauf der vergangenen Jahre. Im zweiten Schritt analysierte Kock + Voeste die Produktivität der einzelnen Standorte und der jeweiligen Behandler.

Einige Ergebnisse dieser Phase:

• Die einzelnen Praxen erwirtschaften verschieden hohe Gewinne.
• Kostenseitig zeigt sich ein ähnlich unterschiedliches Bild.
• Für dieselben Leistungen werden von den einzelnen Behandlern verschiedene Preise kommuniziert.
• Es gibt viele Beschwerden, vor allem bezüglich der Rechnungsstellung.

Optimieren.
Insgesamt erwirtschaften die Praxen 5.800.000 EURO. Im Verlauf der vergangenen Jahre ist ein Produktivitätsabfall der einzelnen Standorte festzustellen. Gleichzeitig ist ein Kostenanstieg zu verzeichnen. Als problematisch zeigt sich zudem die unterschiedliche Kommunikation der Preise. Nach der Analyse und Abstimmung des weiteren Vorgehens mit Dr. C. führte Kock + Voeste einen zweitägigen Team-Workshop mit den Behandlern durch. Schwerpunktthemen waren die einheitliche Preiskommunikation und der Umgang mit Einwänden. Zum Abschluss des Workshops zeigten sich die Teilnehmer sehr zufrieden: Man habe einiges mehr an Sicherheit und Transparenz im Umgang mit Patienten und der Kommunikation von Leistungen und Preisen gewinnen können.

Zudem entwickelte Kock + Voeste ein maßgeschneidertes und zur Komplexität passendes Controlling. Dieses ermittelt die Leistungen der einzelnen Standorte, die der jeweiligen Behandler in ihrer jeweiligen Verteilung und weist zudem die Auswirkungen auf die wirtschaftliche Gesamtschau aus. Für den Austausch aller unternehmerischen Fragestellungen stehen Dr. C. regelmäßig die Berater von Kock + Voeste zur Seite.

Gewinnen.
Dr. C. verfügt nun über ein maßgeschneidertes Controllinginstrument, das die Kennzahlen ausweist, die für ihn relevant sind. Seither bespricht Dr. C. mit jedem Behandler regelmäßig die jeweilige Produktivität. Schon wenige Quartale später zeigten sich erste Erfolge: Die Vereinheitlichung der Preiskommunikation und die regelmäßige Auswertung der Produktivitätszahlen führten zu einem Anstieg von 8 % bzw. 460.000 EURO.

Fazit:
Gerade in großen Praxen wird es immer schwieriger, den wirtschaftlichen Überblick zu behalten. Gleichzeitig wird es immer wichtiger, Transparenz und verbindliche Strukturen zu schaffen. Wachstum ist kein Selbstläufer. Die Organisation und Strukturierung innerhalb großer Praxen muss aktiv erweitert und angepasst werden.
Wirtschaftliche Chancen und Risiken benötigen belastbare Controllinginstrumente – für mehr Transparenz und Sicherheit.