Tops + Flops im Teammeeting

Ideen für eine zielführende Dienstbesprechungen

Tuschelnd verließen die Angestellten den Raum.
Er blieb allein zurück – blickte verloren aus dem Fenster und fragte sich, wozu er die Teamsitzungen eigentlich abhielt. Zäh wie Kaugummi zogen sich die montäglichen Meetings in der Zahnarztpraxis hin. Dr. Thomas W. sah sich als Alleinunterhalter einer passiv-trägen Masse gegenüber, die nur darauf zu warten schien, den Raum endlich wieder verlassen zu dürfen.

Fallbeispiel aus der Praxis [Name v. d. Redaktion geändert]

Regelmäßige Teambesprechungen seien gut für das Betriebsklima, hatte Dr. W. einmal gelernt. Sie steigerten die Motivation des Praxisteams: Probleme könnten gemeinsam besprochen und gelöst werden. Mitarbeitende fühlten sich wertgeschätzt, wenn sie in Entscheidungen einbezogen würden und eigene Meinungen äußern dürften.

Doch fragte Dr. Thomas W. am Montagmorgen in die Runde, ob es etwas zu besprechen gäbe – ob Fragen zu klären seien oder ob jemand neue Ideen für den Praxisablauf hätte – dann senkten sich die Blicke, Köpfe wurden geschüttelt und Schultern gezuckt. Es kam nichts. Nie. Und der Praxisinhaber las den ausgedruckten Dienstplan vor, den sowieso jeder vor sich hatte, klärte Zuständigkeiten, die ohnehin klar waren, und verkündete Neuigkeiten, so es denn welche gab.

Dann kann man das Meeting auch sein lassen

Teambesprechungen sollen den Austausch fördern und Ergebnisse liefern. Wenn das nicht gelingt, liegt es meist an folgenden Fehlern:

• Es gibt keinen Anlass. Das Meeting findet statt, weil es eben immer stattfindet.
• Es gibt keine Agenda. Keiner weiß, was Inhalt und Ziel der Besprechung ist.
• Die Agenda wurde zu kurzfristig ausgegeben. Keiner konnte sich richtig vorbereiten.
• Es gibt keine Dokumentation der Ergebnisse - keine Verbindlichkeiten, keine Verantwortlichkeiten, keine Kontrolle.

Gesprächsziele definieren statt ziellos rumlamentieren

Der Bremer Zahnarzt bat Kock + Voeste um Unterstützung. Wir wohnten einem typischen Montagsmeeting in der Praxis Dr. W. bei, analysierten die Situation und übernahmen eine Woche später die Moderation.

Wesentlich für den Erfolg einer Teamsitzung ist die Definition der Besprechungsziele. Stellen Sie sich vorab Fragen wie:

• Geht es in dieser Besprechung um Information, Problemlösung, Gedankenaustausch oder um eine Entscheidung?
• Werden Ideen gesammelt oder wird bereits bewertet?
• Sollen Konflikte nur deutlich gemacht werden oder geht es um Klärung?
• Werden Lösungen angedacht oder zur Umsetzung vorbereitet?

Je nach Ziel des Teammeetings können verschiedene Methoden und Instrumente zur kreativen Diskussionsgestaltung eingesetzt werden.

Sorgen Sie für Licht, Luft und gute Laune

Im Zuge unserer Moderatorenrolle setzten wir im ersten Schritt auf eine Optimierung des Settings: raus aus dem beengten Personalraum – rein in den großzügigen Wartebereich der Praxis. Licht- und Luftverhältnisse versprachen hier mehr Produktivität.

Wir bildeten mit dem Praxisteam einen Stuhlkreis – ohne Tisch. Die Vorteile:
Hierarchien werden aufgebrochen, wenn keiner „am Kopf der Tafel“ sitzt. In einem Stuhlkreis fühlen sich alle Teilnehmer gleichberechtigt.
Niemand kann sich oder sein Smartphone unter dem Tisch verstecken, wodurch die Bereitschaft zur Mitarbeit gesteigert wird.

Auf dem an die Wand geschobenen Wartezimmertisch platzierten wir sogenanntes „Brainfood“: Nüsse, Äpfel und etwas Schokolade sorgen für gute Laune und steigern die Konzentrationsfähigkeit. Das kleine Snackbuffet schaffte Lebendigkeit im Raum, lockerte die Stimmung und regte zu einem ungezwungenen Austausch an.

Ein Fahrplan leitet Sie zu konkreten Ergebnissen

Eine Teilnehmerin wurde zur Protokollantin bestimmt. Am Flipchart stehend, notierte sie die besprochenen Punkte und Ergebnisse. Allein die Tatsache, dass die Gesprächsnotizen für alle gut lesbar festgehalten wurden, wirkte sich befruchtend auf das Diskussionsklima aus. Es wurden Aufgaben und Rollen verteilt, Fristen festgelegt und Kontrollinstrumente bestimmt.

Beim Ablauf einer Dienstbesprechung folgen wir einem bewährten Schema:

1. Einsteigen
2. Sammeln
3. Auswählen
4. Bearbeiten
5. Planen
6. Abschließen

Feedback für einen konstruktiven Abschluss einholen

Statt die Praxismitarbeiter mit einem einfachen „Dankeschön.“ aus dem Meeting zu entlassen, bietet sich zum Abschluss eine kurze Feedbackrunde an. Das hilft, den Ablauf für Folgebesprechungen weiter zu optimieren und auch Mitarbeiter zu Wort kommen zu lassen, die bislang nur zurückhaltend agiert haben.

Eine beliebte Methode ist das 5-Finger-Feedback:

• Daumen: „Das hat mir heute gut gefallen.“
• Zeigefinger: „Das könnte man besser machen.“
• Mittelfinger: „Das hat mir überhaupt nicht gefallen.“
• Ringfinger: „Das nehme ich mit.“
• Kleiner Finger: „Das kam mir zu kurz.“

Um alle Mitarbeitenden nachhaltig in die Ausgestaltung der Dienstbesprechungen einzubinden und deren Einzelengagement zu fördern, empfiehlt sich eine rotierende Moderation. Bestimmen Sie zum Abschluss Ihrer Dienstbesprechung den Moderator für die nächste Sitzung. Er setzt in Absprache mit der Geschäftsführung und den Praxiskollegen die nächste Agenda auf, sorgt dafür, dass Inhalte und Ziele frühzeitig kommuniziert werden und lässt seiner Kreativität bei der Ausgestaltung des Besprechungsszenarios freien Lauf.

Nachhaltige Veränderungen bewirken

Dr. Thomas W. war erstaunt, wie kleine Tricks große Veränderungen bewirken können. Seit unserer Beispielmoderation hat sich die Gesprächsatmosphäre in der Bremer Zahnarztpraxis grundlegend geändert. Engagiert und einfallsreich beteiligen sich die Mitarbeitenden seither an der Umsetzung der montäglichen Dienstbesprechungen. Zu einem regen Austauschforum sei das Montagsmeeting geworden, in dem konstruktiv diskutiert und ergebnisorientiert debattiert wird.

Für ein gutes Miteinander und positives Praxisklima sind Führungsqualitäten und eine gekonnte Gesprächsführung unabdingbar. Unsere Coachings und Workshops zum Thema Personalführung helfen Ihnen, ein eingeschworenes Praxisteam zu formen und die Potenziale Ihrer Mitarbeiter richtig zu nutzen.

Als Leitfaden für Personalgespräche empfehlen wir Ihnen unser Buch „Wir müssen reden…“. Mit vielen Checklisten und Gesprächsbeispielen ist es der optimale Begleiter für Ihren Praxisalltag.