Fachkräfteengpässen erfolgreich begegnen

Tipps für nachhaltige Personalführung - erschienen in NWB "Heilberufe-Beratung direkt digital"

Jüngst wurden neue Zahlen unter dem Titel „Fachkräfteengpässe in Unternehmen“ vom Institut der deutschen Wirtschaft herausgegeben. Das Ergebnis der Studie: Es wird eng auf dem Arbeitsmarkt, vor allem im Gesundheitsbereich. Kleine und mittelständische Unternehmen sollen vom steigenden Fachkräfteengpass stärker betroffen sein als große, so die Studie.

Befürchtet werden teilweise sogar dramatische Entwicklungen; dann nämlich, wenn die geburtenstarke Generation der Babyboomer in den kommenden Jahren in Rente geht, sich die medizinische Versorgung weiterentwickelt und die Bevölkerung insgesamt älter wird. Festzustehen scheint: Vor allem die vielen, kleinen Unternehmen im ambulanten Gesundheitswesen wie Ärzte, Zahnärzte und Apotheker werden sich umstellen müssen.

Geld allein macht (nicht) glücklich

Praxisinhaberinnen oder -Inhaber mögen jetzt argumentieren, dass sie im Werben um qualifizierte Arbeitskräfte zukünftig einfach über höhere Bezahlungen nachdenken werden. Ein angemessenes Gehalt gehört zu den wichtigen Hygienefaktoren eines Arbeitsplatzes. Gehalt allein reicht jedoch nicht aus, um gutes Personal auf Dauer zu binden. Experten behaupten sogar, dass der Wert ‚Geld‘ in Zukunft sogar an Bedeutung im Hinblick auf Attraktivität eines Arbeitsplatzes nachlassen wird, bzw. dass dies vor allem bei jüngeren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern schon längst zu beobachten sei.

Vor allem für die sogenannte Generation ‚Y‘ scheint Geld allein als Argument nicht zu genügen. Stattdessen gewinnen alternative Wertvorstellungen an Bedeutung. Die Generation ‚Y‘ hat ihren Namen vor allem deshalb erhalten, weil sie als gut ausgebildete, geburtenschwache Generation Vieles, was fester Bestandteil im Wertesystem früherer Generationen war, infrage stellt. Das hat einerseits zur Konsequenz, dass Geld und Macht als Lebens- bzw. Berufsziele an Bedeutung verlieren. Andererseits suchen Menschen dieser Generation nach einer sinnvollen Tätigkeit. Arbeit und Familie wollen miteinander vereinbart werden. Es wird von ‚Work-Life-Balance’, Flexibilität und Nachhaltigkeit gesprochen. Die Höhe des Gehaltes wird nachrangig behandelt. „Geld allein macht eben nicht glücklich“, scheint die Generation „Y“ auszurufen und stellt zukünftig insbesondere Praxisinhaberinnen und –Inhaber vor große Herausforderungen.

Praxis heute: Fachkräfteengpass ist längst Realität

Tatsächlich ist der Fachkäfteengpass in vielen Arzt- und Zahnarztpraxen, Apotheken und Medizinischen Versorgungszentren schon längst Realität geworden. Es ist schwierig geworden, Stellen passend zu besetzen und gutes Personal auf Dauer zu halten. Das Finden eines geeigneten Teams ist insgesamt noch zeit- und kraftaufwendiger geworden und verursacht jede Menge Kosten.
Während große Unternehmen auf die veränderte Situation mit breit angelegten Employer Branding Kampagnen reagieren und aktiv für sich als Arbeitgebermarke werben, müssen Praxen, Apotheken und Medizinische Versorgungszentren nach finanzierbaren Alternativen suchen. Wie aber kann es gelingen - auch ohne entsprechende Budgets und Kapazitäten - für eine höhere Arbeitgeber-Attraktivität zu sorgen?

Befragt man Praxismitarbeiterinnen und -mitarbeiter, was sie von ihrem Arbeitsplatz erwarten, so stehen neben angemessener Bezahlung, Mitsprache, Anerkennung und Transparenz weit oben auf der Skala. Befragt danach, was ihnen an ihrem aktuellen Arbeitsplatz am meisten fehlt, so wird vor allem eines deutlich: Es mangelt an Lob und Anerkennung. Tatsächlich konstatiert jeder zweite, dass er selten oder sogar noch nie gelobt wurde.

Praxisinhaberinnen und –inhaber hingegen beklagen ihrerseits häufig fehlende Eigeninitiative und Motivation im Team. Viel zu oft würden Aufgaben lieber verkompliziert bzw. vermieden anstatt zeitnah erledigt. Aber wie passt das zusammen? Wie kann eine zeitgemäße, auch in Zukunft tragfähige Mitarbeiterführung aussehen - vor allem in Anbetracht zukünftiger Arbeitnehmergenerationen, die mit Geld allein nicht (mehr) zu bezahlen sind?

Tipps für nachhaltige Personalführung

Die gute Nachricht lautet: Führung kann man lernen. Dass sich das lohnt, belegen viele Studien. Der Krankenstand sinkt und die Personalkosten werden geringer. Motivierte Teams arbeiten wesentlich engagierter und um ein Vielfaches effizienter. Ein motiviertes, zufriedenes Team strahlt das auch entsprechend aus. Diese positive Außenwirkung ist insbesondere für Praxen, Apotheken oder Medizinische Versorgungszentren von unschätzbarem Wert: Das Personal hat wesentlich früher und umfangreichere Kontaktpunkte mit den Patientinnen und Patienten als die Behandlerinnen und Behandler selber und stellt deshalb eine wesentliche Säule für den Erfolg einer Praxis, eines Medizinischen Versorgungszentrums oder einer Apotheke dar. Auch deshalb gehört das Thema „Personalführung“ zu den zentralen Aufgaben von Inhaberinnen und Inhabern.

•      Transparenz schaffen

Ihr Praxisteam braucht klare, eindeutige Vorgaben. Stellen Sie sicher, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter umfassend informiert ist. Allen zur Verfügung stehende QM-Dokumente sorgen für eindeutige Handlungsanweisungen, Transparenz und sichere Handlungsrahmen. Teambesprechungen sollten regelmäßig dazu genutzt werden, jeden Einzelnen auf das gleiche Informationsniveau zu bringen. Das schafft Sicherheit für den Einzelnen und gibt Ihnen die Möglichkeit, wichtige Ideen und Ziele Ihrer Praxis zu kommunizieren, die von allen getragen werden können.

•      Individuell fördern

Jeder Mensch ist anders - und jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter verfügt über unterschiedliche Potenziale. Wenn es Ihnen gelingt, jeden in Ihrem Team gezielt nach den individuellen Fähigkeiten einzusetzen, erfahren Sie, Ihre Praxis und auch die Mitarbeiter selbst den optimalen Mehrwert. Um mehr über die Kompetenzen und individuellen Potenziale zu erfahren, sind regelmäßige und gut strukturierte Mitarbeitergespräche hilfreich. Neben Feedback zur bisherigen Arbeitsleistung sollten vor allem Potenziale und Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs thematisiert werden. Das bietet Ihrem Personal die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und Verantwortung für bestimmte Prozesse zu übernehmen.

•      Ziele setzen

Machen Sie darauf aufmerksam, dass der Praxiserfolg eine gemeinsam erreichte Leistung ist. Jeder hat daran mitgearbeitet und trägt einen entsprechenden Anteil am gemeinsam Erreichten. Loben Sie Ihr Team. Achten Sie bei Zielvereinbarungen unbedingt darauf, dass individuelle Ziele mit denen des Teams übereinstimmen und nicht in Konkurrenz zueinander stehen. Damit Zielvereinbarungen ernstgenommen werden und zu verbesserter Leistung führen, müssen sie unbedingt realistisch sein. Zielvereinbarungen mit dem Anschein von „Mondfahrten“ hingegen, wirken demotivierend und verfehlen so ihr Ziel.

•      Ideen unterstützen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mitdenken, sind engagierter, leistungsfähiger und ein wichtiger Schlüssel zum Praxiserfolg. Ermutigen Sie Ihr Team zu Verbesserungsvorschlägen und hören Sie gut zu - auch wenn im hektischen Praxisalltag oft wenig Zeit bleibt. Vermutlich werden auch Ideen dabei sein, die Sie nicht für sinnvoll erachten. Dennoch merken Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn Sie sich ernsthaft mit ihnen auseinandersetzen und werden es Ihnen anerkennen - selbst wenn ihr Vorschlag am Ende nicht umgesetzt wird. Es lohnt sich also doppelt, genau zuzuhören und Ideen Ihres Teams einen angemessenen Raum zu geben.

•      Ergebnisse loben

Viele Konflikte entstehen durch Unstimmigkeiten über das „Wie“, d.h. die Art und Weise, wie eine Aufgabe zu lösen ist. Jeder Mensch ist anders und jeder hat eine andere Herangehensweise an Aufgaben. Umso wichtiger ist es, in der Leitungsfunktion nur auf das Ergebnis zu achten. Die Herangehensweise, wie eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die gestellte Aufgabe löst, sollte in der jeweiligen Verantwortung belassen bleiben.
Tatsächlich ist sehr schwer, wenn nicht gar unmöglich, Menschen in ihrer Persönlichkeit zu verändern. Versuchen Sie deshalb, die vorhandenen Ressourcen jedes Einzelnen positiv zu verstärken und loben Sie (auch Teil-)Erfolge. Das stärkt die Eigenverantwortung und sichert den gemeinsamen Erfolg, der am Ende zählt.

Alarmsignale

Wenn es mal nicht so rund läuft im Team, dann merken Sie das als Inhaber beispielsweise, wenn

•      keine Ideen und Vorschläge mehr kommen.
•      Mitarbeiter versuchen, sich vor anspruchsvollen Aufgaben mit eigener Verantwortung zu drücken.
•      Vorgaben von Vorgesetzten kritiklos und ohne Regung angenommen werden.
•      Mitarbeiter ständig nachfragen, ob sie die Arbeitsanweisungen korrekt umsetzen.
•      Fehler gleichgültig hingenommen werden.

Fazit

„Wir wollten Mitarbeiter und es kamen Menschen.“, so scheinen viele Praxisinhaberinnen und –Inhaber analog Max Frischs berühmter Äußerung zu denken. Tatsächlich wollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht allein auf ihre Arbeitskraft reduziert, sondern erwarten, als Individuen wahrgenommen und anerkannt zu werden.
Als Praxisinhaberin oder –inhaber können Sie viel dafür tun, dass sich Ihr Personal wohlfühlt und sie mit optimaler Leistung belohnt. Ein motiviertes Praxispersonal begegnet Patientinnen und Patienten nicht nur deutlich umsichtiger, serviceorientierter und freundlicher, es passieren auch weniger Fehler. Es lohnt sich also, in die wesentliche Säule, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, für nachhaltiges Wachstum und wirtschaftlichen Erfolg zu investieren.

Erschienen in Heilberufe-Beratung direkt digital NR. 02/2015