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Wie Team-Workshops die Praxis-Zukunft sichern

Fallbeispiel Veränderungsprozesse im Zuge von Praxisübergabe

Ausgangslage
Hausärztin Frau Dr. M., über deren Übergabe-Vorbereitung wir bereits im Newsletter 09/2016 berichtet hatten, konnte mittlerweile Dr. K., eine junge Kollegin, als mögliche Praxisnachfolgerin interessieren. Frau Dr. K. ist an der Praxis aktuell mit 25 Prozent beteiligt. Eine vollständige Übernahme der Praxis ist momentan für sie nicht darstellbar, wohl aber in zwei, drei Jahren. Um den Entscheidungsprozess der jungen Kollegin zu unterstützen, beauftragte Dr. M. einen Team-Workshop für ihre Praxis.

Analysieren.
Im Rahmen der Workshop-Vorbereitung besprach die Kock + Voeste-Beraterin mit beiden Inhaberinnen den genauen Ablauf und ihre jeweiligen Wünsche und Ziele für den Workshop. Geklärt wurden dabei bspw. Fragen wie "Was darf auf keinen Fall passieren?“, „Welche Themen sollten unbedingt angesprochen und bearbeitet werden?“ oder „Was sollte am Ende erarbeitet worden sein?
Um die notwendige Ruhe in den Praxisräumen zu gewährleisten, fand der zweitägige Team-Workshop an einem Wochenende statt. In der ersten Workshop-Phase wurden die Erwartungen aller Teilnehmer geklärt, bereits entwickelte Stärken des Teams identifiziert und im weiteren Verlauf die Problemfelder und Konflikte analysiert.

Einige Ergebnisse aus der Problemfeldanalyse:

  • Die beiden Ärztinnen arbeiten mit unterschiedlichen Vorgaben, sodass unter den Mitarbeitern häufig Unklarheiten - insbesondere im Umgang mit den Patienten - entstehen.
  • Als Folge reagieren Patienten häufiger gereizt. In der Vergangenheit kam es wiederholt zu Beschimpfungen und sogar Bedrohungen der Mitarbeiter.
  • Frau Dr. M. ist rund um die Uhr und 7 Tage pro Woche für ihre Patienten erreichbar.
  • Frau Dr. K. hat Familie und möchte klar abgegrenzte Sprechzeiten.

Optimieren.
Durch die Anleitung und Moderation der Kock + Voeste-Beraterin war ein wertfreier Austausch über die teilweise sehr unterschiedlichen Sichtweisen, Problemfelder und Potenziale möglich geworden. Auf diese Weise erhielten die Ärztinnen eine sehr dezidierte Bestandsaufnahme ihres Teams inklusive einzelner Mitarbeiter-Potenziale und eine größere Klarheit über die Zusammenhänge. Die darauffolgende Workshop-Phase zielte auf die Entwicklung einer gemeinsam getragenen Lösung und die Erarbeitung der dazu nötigen Veränderungen: Frau Dr. M. und Frau Dr. K. kamen überein, dass sie neue Leitlinien mit einheitlichen und für alle verbindlichen Regeln benötigen, um ihre Praxis optimal weiterzuführen. Im von der Kock+Voeste-Beraterin geleiteten Prozess wurden die neuen Praxisleitlinien erarbeitet und die notwendigen Regelungen dokumentiert. Dazu gehörten u. a. Regeln wie „Wir nehmen uns Zeit für Informationsaustausch.“oder „Wir erfüllen unsere Aufgabe gemeinschaftlich und stehen füreinander ein.“ Darüber hinaus wurde bspw. vereinbart, zukünftig alle Patienten im Wartezimmer anstatt direkt vor dem Sprechzimmer Platz nehmen zu lassen und die Tür nach Ende der Sprechstunde konsequent geschlossen zu halten. Dem Team war bewusst geworden, dass mehr Pausen und Abgrenzungen gebraucht werden, um ausreichend Kraft für die optimale Versorgung der Patienten zur Verfügung zu haben.

Gewinnen.
Am Ende des zweiten Tages zeigten sich alle Workshop-Teilnehmer sehr zufrieden mit den Ergebnissen und zuversichtlich für die weitere Praxisentwicklung. Frau Dr. M. resümierte noch einmal einige Tage später in einem Telefonat mit der Kock + Voeste-Beraterin für sich: „Obwohl in dem Workshop auch zu Tage getreten ist, dass vor allem ich meine Haltung in Bezug auf die Verfügbarkeit gegenüber den Patienten verändern muss, ist mir jetzt leichter ums Herz. Ich glaube, ich hatte mir vorher nicht erlaubt, „nein“ zu sagen – vielleicht aus dem Gedanken heraus, ich sei dann eine schlechte Ärztin. Jetzt sehe ich, es übernehmen andere meine Aufgaben und das machen sie gut. Für mich heißt das, ich darf Verantwortung abgeben und meinem Alter angemessen, einfach mehr frei haben.“

Fazit:
Bereits mit ihrer Entscheidung für den Team-Workshop ist es Frau Dr. M. gelungen, stabile Weichen für eine erfolgreiche Praxisübergabe zu stellen. Durch die im Team-Workshop strukturierte und moderierte Kommunikation konnten vorhandene Schwierigkeiten, Sorgen und Problemfelder benannt und behoben werden. Auf diese Weise erfahren die für einen funktionierenden Praxisalltag so wichtigen Abläufe einen spürbaren Optimierungsschub und sowohl Stimmung als auch Bindung im Team verbessern sich. Zusätzlich erhielt die junge Kollegin wichtige Unterstützung für den Übernahmeprozess und das Hineinwachsen in die damit verbundene Inhaberrolle.

Kurz: Wichtige Veränderungsprozesse professionell begleiten zu lassen, lohnt sich.

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