Wie gesund ist Ihre Praxis?

Der Kock + Voeste-Krisencheck

„Et hätt noch immer jot jejange!“, schmunzelte der Allgemeinmediziner aus Köln verlegen und versuchte, die ernste Lage zu überspielen. Weshalb die Patienten schon vor der Corona-Krise seit einiger Zeit fernblieben, konnte sich Dr. Helmut R. nicht erklären. Er hatte in seiner Praxis nichts verändert. Alles war wie immer. Doch die stark gesunkenen Einnahmen wurden zunehmend zum Problem. Ob die Bank eine weitere Kontoüberziehung duldete, war fraglich.

Fallbeispiel aus der Praxis [Name v. d. Redaktion geändert]

Als wir uns des Mandats annahmen, stand die Praxis an der Kölner Stadtgrenze auf finanziell wackeligen Beinen. Aus Sicht des Praxisinhabers waren die Probleme bei den Mitarbeitenden zu suchen. Buchhaltung und Rechnungswesen seien schließlich nicht seine Aufgabe. Er sei Arzt und kein BWLer oder Marketingspezialist.

Das Erstgespräch verlief wenig aufschlussreich.
Wie hoch die Patientenfallzahlen im letzten Quartal waren, konnte uns Dr. R. nicht sagen – damit beschäftige er sich nicht so genau. Wie viele Rechnungen gestellt oder offen waren, wusste der Inhaber auch nicht. Und auf die Praxisstatistik konnten wir nicht zugreifen, da nur eine einzige Mitarbeiterin das Passwort für den Computer kannte.

Er könne sich ja hier nicht um alles kümmern, verteidigte Dr. R. seine Unwissenheit.
Wozu er Kennzahlen definieren und kontrollieren sollte, wollte der 59-Jährige anfangs nicht verstehen. Bislang ging es doch auch ohne.

Die Verantwortung nicht wegdelegieren

Ursachen für Praxiskrisen liegen häufig im Management – und dieses ist Inhabersache.
Im Praxismanagement wird über Erfolg und Misserfolg entschieden. Es umfasst alle Aufgaben der Planung, Umsetzung und Kontrolle eines Unternehmens.

Neben der Entwicklung eines Praxisleitbildes sind es vor allem die Praxisziele, die es dem Inhaber ermöglichen, Visionen in greifbare Kennzahlen herunterzubrechen. Damit werden Einzelmaßnahmen messbar und kontrollierbar. Drohende Praxisschieflagen können durch den Einsatz von Kontrollsystemen frühzeitig erkannt werden.

Kennzahlen als Frühwarnsystem etablieren

Die kontinuierliche Prüfung von Praxiskennzahlen hilft, sowohl positive Trends als auch Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen. Schwachstellen können entlarvt und Krisensituationen vermieden werden.

Beginnen Sie mit offensichtlichen Parametern wie Patientenzahl, Kassenumsatz und Privateinnahmen. Verfeinern Sie Ihr Vorgehen mit Werten wie Rentabilität, Umsatz je Stunde, Patienten je Mitarbeiter oder Verschuldungsgrad. Aus all diesen Kennzahlen lassen sich Rückschlüsse und Maßnahmen für Ihre Praxis ableiten.

Ersatzhandlungen reduzieren

Dr. Helmut R. erklärte optimistisch, dass er schon erste Maßnahmen zur Umsatzsteigerung durchgesetzt hätte. Die Praxis bot zum Beispiel seit einigen Monaten auch am Freitagnachmittag Sprechzeiten an.
Bei Betrachtung der Zahlen wurde allerdings schnell klar, dass der Patientenzuspruch für dieses Zeitfenster bisher nicht sehr hoch war. Terminausfälle häuften sich und die Klientel unterschied sich kaum von den Patienten, die auch sonst in die Sprechstunde kamen. Neupatienten blieben aus.

Langfristige Lösungen anvisieren

Typische Ersatzhandlungen sind Maßnahmen, die kurzfristig hilfreich erscheinen, langfristig jedoch meist keinen ausreichenden Nutzen zur Fortführung der Praxis haben.

Es hilft nicht, eine Umsatzsteigerung als Handlung zu veranlassen, wenn kurzfristig Liquidität benötigt wird. Genauso wenig ist es hilfreich, kurzfristig Mitarbeiter zu entlassen, ohne dabei langfristig strategische Überlegungen mit einzuschließen.

Einige Ersatzhandlungen können aber auch vorteilhaft sein, z. B. um Zeit zu gewinnen, damit eine langfristige Strategie ausgearbeitet und umgesetzt werden kann.
Meist jedoch besteht die Gefahr, dass bei Zwischenlösungen der eigentliche Krisenherd aus dem Fokus gerät und vernachlässigt wird.

Konstruktiv und systematisch reagieren

Vielfach vermeiden Berater, unangenehme Wahrheiten auszusprechen.
Nicht so die Spezialisten von Kock + Voeste: Wir folgen der Prämisse: Nur wenn offen in der Sache und fair mit dem Mandanten gearbeitet wird, kann ein Ungleichgewicht konstruktiv bekämpft werden.

Eine Zukunftsvision lag für die allgemeinmedizinische Praxis bislang nicht vor. Dr. Helmut R. lebte von einem Tag auf den anderen. Hier galt es anzusetzen: Es wurden Ziele definiert, Kennzahlen etabliert und ein regelmäßiges Controlling implementiert. Wir begleiteten erfolgreich die Bankgespräche unseres Mandanten und erarbeiteten kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen, um die Kölner Praxis nachhaltig auf Erfolgskurs zu bringen.

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