Wenn Wachstum die Produktivität drückt

Radiologische Gemeinschaftspraxis auf Wachstumskurs Fallbeispiel Organisationsanalyse

Ausgangslage
Die Inhaber einer radiologischen Gemeinschaftspraxis hatten sich seit ihrem Zusammenschluss vor einigen Jahren stark vergrößert und auch wirtschaftlich schien ihr Konzept erfolgreich zu sein. Seit einiger Zeit aber mussten sie beobachten, dass ihr Umsatz zurückging und sich gleichzeitig die Beschwerden von Patienten über lange Wartezeiten und Fehlinformationen häuften. Darüber hinaus nahm die Anzahl an Kündigungen im Team zu. Als Konsequenz arbeitete die Praxis permanent unterbesetzt. Flurfunk und Sticheleien schienen an der Tagesordnung zu sein. Als wieder eine ihrer Mitarbeiterinnen kündigte, entschlossen sich die beiden Inhaber, Unterstützung von außen zu suchen, und beauftragten die Beraterspezialisten Kock + Voeste mit einer Organisationsanalyse mit Schwerpunkt Teamentwicklung und Kommunikation.

Analysieren.
Eine Kock + Voeste-Spezialistin beobachtete zunächst alle Praxis- und Behandlungsabläufe, inklusive EDV-Nutzung und Terminvergabe. Dazu kleidete sie sich wie die Praxismitarbeiterinnen, „lief mit“ und führte mit den Mitarbeiterinnen Einzelgespräche.

Einige Ergebnisse dieser Phase:

• Überflüssige und doppelte Wege führen zu Effizienzverlusten.
• Die Patienten warten überdurchschnittlich lange und beschweren sich dementsprechend.
• Fehlende Absprachen führen zu deutlichen Zeitverlusten, auch, weil Patienten nur unzureichend auf Untersuchungsschritte vorbereitet werden und in der Folge mit Unsicherheit, Angst und Unzufriedenheit reagieren.

Die K + V-Spezialistin besprach ihre Ergebnisse mit den Inhabern und verabredete die nächsten Schritte. Auf Basis der Empfehlung der Kock+Voeste-Spezialistin einigten sich die beiden Inhaber auf eine Mitarbeiterin, die künftig in der Position als Praxismanagerin gewisse Führungsaufgaben übernehmen sollte. Darüber hinaus sollten regelmäßige und für alle verbindliche Teamsitzungen stattfinden. Danach wurde das gesamte Team zu einem Kommunikationstraining eingeladen.

Optimieren.
Im Teamtraining wurden zunächst die Neuerungen angekündigt, was auch die neue Position als Praxismanagerin und die Teamsitzungen umfasste. Nach anfänglichem Schweigen kam Bewegung in das Team. Einige zeigten sich sehr emotional und es wurde deutlich, dass der inzwischen zum Alltag gewordene raue Umgangston niemandem gefällt. Das Team kam überein, zusammen an einer wertschätzenden Kommunikation arbeiten zu wollen. Die Praxismitarbeiter übten in Gruppen- und Einzeltrainings Feedbackmethoden und die alltäglichen Situationen mit Patientinnen und Patienten. Spezielle Kommunikationsleitfäden wurden gemeinsam erarbeitet und intensiv trainiert. Zeitfresser in Arbeitsprozessen wurden benannt und effektivere Lösungsansätze entwickelt.

Die Organisationsanalyse im ersten Schritt identifizierte die Ursachen für Schwächen in der Praxisorganisation und Kommunikation. Das Kommunikationstraining schuf zunächst die Möglichkeit für die notwendige Aussprache, sorgte für eine gezielte Bearbeitung zeitfressender Arbeitsabläufe und damit für schlanke Praxisprozesse und effizienteres Miteinander. Das Erlernen einer wertschätzenden Kommunikation schuf eine Basis des Vertrauens und des Zusammenhalts im Team. Durch die Einführung einer Praxismanagerin würden Strukturen geschaffen, die die Führungsaufgaben zusätzlich unterstützen. Gleichzeitig kann so eine erste Ansprechpartnerin mögliche Negativentwicklungen im Team aktiv behandeln, als Mittlerin zwischen Inhabern und Team agieren sowie für die notwendige Einhaltung von Vereinbarungen und Regeln sorgen.

Gewinnen.
Wenige Quartale später meldeten die Praxisinhaber eine deutliche Verbesserung des Arbeitsklimas, einen Rückgang von Patientenbeschwerden und einen Anstieg der Produktivitätskennzahlen und der Patientenzahlen. Kündigungen hätten sie seitdem nicht mehr erhalten, stattdessen ihr Team ausreichend aufstocken können. „Es ist schon erstaunlich, wie sich das menschliche Miteinander und die Kommunikation im Team auf die Zahlen auswirken.“, so die Praxisinhaber. „Hätten wir früher geahnt, dass mit dem wirtschaftlichen und personellen Wachstum auch die Strukturen und Organisation mitwachsen müssen, hätten wir schon viel eher in eine Organisationsanalyse bzw. Teamentwicklung investiert.“

Fazit:
Insbesondere schnell wachsende Praxen benötigen möglichst parallel mitwachsende Strukturen. Arbeitet das Personal nicht effizient, steigen die Kosten und der Gewinn sinkt. Liegt Ihre Praxis auf Wachstumskurs oder könnte Ihr Praxisteam einfach effektiver arbeiten?

Machen Sie den Check und nutzen Sie die Kompetenz Ihrer Heilberufe-Spezialisten. Es lohnt sich.