Wenn Praxen wachsen, muss es die Organisation auch

Fallbeispiel Organisationsanalyse in einer Gemeinschaftspraxis (GP)

Ausgangslage
Dr. A. bezog nach 20 Jahren Einzelpraxis zusammen mit dem jüngeren Dr. B. eine dermatologische Gemeinschaftspraxis. Vier Jahre später standen die Inhaber vor folgender Situation: Die Praxis erwirtschaftete insgesamt solide Gewinne. Beiden Ärzten fehlte es jedoch an Zeit - Zeit für das Anbieten spezialisierter Leistungen mit mehr Ertrag; Zeit, um der wachsenden Nachfrage von Patienten adäquat nachzukommen, und Zeit für das eigene Privatleben. Zu ihrer Entlastung hatten die Inhaber bereits zwei zusätzliche Ärzte angestellt, die es galt, sinnvoll in die Praxisprozesse zu integrieren. Kock + Voeste wurde mit einer Organisationsanalyse beauftragt. Schwerpunkte waren die Reorganisation des Teams sowie die Optimierung der Praxisabläufe.

Analysieren.
Die K + V-Spezialistin beobachtete zwei Tage lang sämtliche Praxisabläufe vor Ort. Dabei überprüfte sie u. a. alle Räume auf Einrichtung und Funktionalität, befragte Inhaber wie Mitarbeiter zu Prozessen und Strukturen. Neben EDV-Nutzung, Öffnungszeiten sowie Warte- und Behandlungssituation der Patienten, wurden die Kommunikation und die Aufgabenverteilung analysiert.

Einige Ergebnisse dieser Phase:

  • Die Praxis verfügt insgesamt über eine sehr große Grundfläche, aber nur sehr kleine Wartebereiche. Häufig müssen Patienten außerhalb der Praxisräume warten.
  • Die Auslastung der Behandlungsräume variiert stark.
  • Die Anmeldung ist häufig unbesetzt, Anrufe können nicht entgegengenommen werden.
  • Patienten warten überdurchschnittlich lange und stellen sehr viele Rückfragen.
  • Patientendaten werden doppelt erfasst, hilfreiche Funktionen der Praxissoftware nicht genutzt.
  • Die Laufzettel müssen permanent neu sortiert werden. Es passieren häufig Fehler.

Optimieren.
Die Kock + Voeste-Spezialistin erkundete ein großes Optimierungspotenzial. Gemeinsam mit Inhabern und Team wurden erste Maßnahmen sofort umgesetzt: Die Laufzettel wurden reorganisiert und somit für jeden eindeutig zuordenbar und direkt erreichbar. Die Sprech- und OP-Zeiten wurden umgestellt, sodass die beiden Praxis-Inhaber je einen verkürzten Arbeitstag und einen festen OP-Tag erhielten. Die Ärzte gaben ihre feste Zuordnung zugunsten einer flexiblen Nutzung der Behandlungsräume auf. Auf diese Weise können mehr Patienten in - statt vor - der Praxis warten, das Team und die Ärzte effizienter arbeiten.

Gewinnen.
Im Team wurden die Aufgaben klar verteilt. Eine weitere neue Kollegin soll für die Anmeldung gewonnen, die Telefonanlage erweitert werden. Darüber hinaus werden Leitfäden für Telefon und Anmeldung entwickelt und das Team gezielt in Kommunikation geschult. Patienten werden auf diese Weise besser informiert, Rückfragen minimiert, das Team entlastet.

Fazit:
Eine Investition, die sich lohnt, denn eine Organisationsanalyse verbessert Effizienz auf vielen Ebenen. Gerade in höchst sensiblen Systemen wie Arzt- oder Zahnarztpraxen, ist das entscheidend. Reibungslos und effizient wie ein Schweizer Uhrwerk muss eine Praxis laufen. Ein Garant für nachhaltigen Erfolg.

Mit Kock + Voeste wissen Sie einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite, der seit über 25 Jahren auf die besonderen Ansprüche der Heilberufe spezialisiert ist. Unsere erfolgreichen Strategien und wirksamen Instrumente machen Praxis, Zahnarztpraxis, MVZ oder Apotheke fit für Gegenwart und Zukunft und geben Ihnen Sicherheit. Einfach. Effizient. Erfolgreich. Wir sind nur einen Anruf von Ihnen entfernt: 030/3186690, per Mail info(at)kockundvoeste.de oder Kontaktformular.