Was macht eine Praxis skalierbar?

In drei Schritten zur Umsatzsteigerung

größer werdende Münzenstapel

Skalieren! Eines der Top-Management-Vokabeln unserer Zeit. Viele haben den Begriff schon einmal gehört. Wie viele aber wissen, was sich konkret dahinter verbirgt und wie man Skalierbarkeit in der Praxis schaffen kann?

Fallbeispiel aus der Praxis [Name v. d. Redaktion geändert]

Skalieren leitet sich von dem italienischen Wort „scala“ ab, das ins Deutsche übersetzt „Treppe“ bedeutet und damit eine Steigerung nach oben impliziert. Im Allgemeinen meint skalieren eine Größenveränderung. So kann man beispielsweise Bilder, Schriften oder Software-Systeme skalieren.

Im betriebswirtschaftlichen Sinn bedeutet Skalierbarkeit, die Fähigkeit zu besitzen, eine Umsatzsteigerung herbeizuführen, ohne größere Investitionen tätigen zu müssen.
Manager*innen verstehen unter Skalierbarkeit auch die Ausweitung des Gewinns eines Unternehmens durch Erhöhung der Kapazitäten. Dabei sollte die Rendite bestenfalls gleich bleiben oder sogar steigen.

Lässt sich die Praxis skalieren? Ein Beispiel

Dr. Olaf K. und Stefan M. führen eine profitable Zahnarztpraxis in der Pfalz. Ursprünglich von Dr. K. gegründet, ist Stefan M. seit drei Jahren Mitinhaber. Zwei PZR-Kräfte und 11 weitere Mitarbeitende runden das Praxisteam ab.

Die Inhaber wandten sich mit dem Wunsch an  Kock + Voeste, Potenziale auszuloten, wie die Zahnarztpraxis weiterentwickelt werden kann, um zusätzliches Wachstum zu schaffen.

Schritt 1: Skalierbare Praxisfaktoren sichtbar machen

Um Wachstumspotenziale einer Arzt- oder Zahnarztpraxis erkennen zu können, braucht es Transparenz und eine tiefgründige Praxisanalyse.

Transparenz gilt es insbesondere im Kolleg*innenkreis herzustellen. Denn zum erfolgreichen Ausschöpfen der Praxispotenziale sollten alle Teammitglieder wissen, wo die Praxis insgesamt und jeder einzelne im Produktivitätsranking steht. Es ist wichtig, eine Grundoffenheit im Team zu kreieren, mit der es gelingt, die Bewertungen aus der Praxisanalyse annehmen und konstruktiv einordnen zu können. Niemand sollte sich persönlich angegriffen oder falsch dargestellt fühlen. Das ist nicht immer einfach, denn die Zahlen sprechen manchmal eine harte Sprache.

In einer Praxisanalyse beschreiben und beurteilen unser Spezialist*innen die leistungs-, betriebs- und finanzwirtschaftlichen Verhältnisse einer Praxis. Dazu werden u. A. Fallwerte und Fallzahlen ausgewertet, die Produktivität von Mitarbeitenden und Behandler*innen geprüft, die Personalkostenquote und Umsatzverteilung offengelegt und die Zahlen in den Vergleich zum Fachgruppendurchschnitt gesetzt.

In der Pfälzer Zahnarztpraxis fiel dabei Folgendes auf:

  • Die Privatfallzahlen liegen unter dem Fachgruppendurchschnitt.
  • Ein Behandler erwirtschaftet deutlich mehr Umsatz als der andere.
  • Der PZR-Bereich ist nicht ausgelastet und damit unrentabel.
  • In den Einnahmen und Kosten der Praxis liegt ein Missverhältnis vor.

Obwohl die Pfälzer Zahnarztpraxis insgesamt fast 25 Prozent mehr Einnahmen erwirtschaftet als Vergleichspraxen, macht die Praxisanalyse deutlich, dass hier noch einige ungenutzte Skalierungspotenziale schlummern.

Schritt 2: Ziele definieren und Stellschrauben identifizieren

Um Skalierbarkeit innerhalb einer Praxis zu schaffen, mag es ein erstes Ziel sein, alle Behandler*innen auf ein rentables Leistungs- und Umsatzniveau zu bringen.
Da sich die Vergütung vieler (Zahn)Ärzte und (Zahn)Ärztinnen am Praxisumsatz bemisst, eignet sich dieses Wachstumsziel meist gut, um intern zu motivieren – denn alle Behandler*innen würden von einer Umsatzsteigerung profitieren.  

Im Fall von Dr. K. und Stefan M. galt als weiteres Ziel, die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu optimieren und Praxiskosten zu reduzieren. Im Fachgruppenvergleich lag die Kostenquote der Zahnarztpraxis über dem Durchschnitt. Die Umsatzrendite fiel damit nur unterdurchschnittlich aus.

Außerdem wurden anhand der Praxisanalyse Optimierungspotenziale in der Personalplanung, dem Patientenmanagement, der Honorarabrechnung und dem „aktiven Verkauf“ von Privat- und Zuzahlerleistungen identifiziert.  

Weitere Stellschrauben offenbaren sich oft hinter der Zahlenfassade:

Organisationsanalyse
Eine Organisationsanalyse fördert ungenutzte Potenziale im Terminmanagement, in der Aufbau- und Ablauforganisation zutage. Wie kann das Schnittstellenmanagement verbessert werden, welche Abläufe lassen sich optimieren und wo können einzelne Mitarbeiter*innen gewinnbringend eingesetzt werden, um eine effiziente Auslastung der Praxis zu erzielen und personelle sowie zeitliche Ressourcen optimal zu nutzen?
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Shadowing-Diagnose
Die Shadowing-Diagnose legt Schwächen in der Patientenkommunikation offen, die nachteilige Auswirkungen auf die Neupatientengewinnung, Zahlungsbereitschaft und Abschlussquote haben können. Bei diesem Analyseverfahren beobachten unsere Berater*innen „inkognito“ die (Zahn)Arzt-Patienten-Kommunikation, um gezielte Verbesserungsvorschläge erarbeiten zu können. Die Shadowing-Diagnose eignet sich auch, um Teamkonflikte oder strukturelle Probleme aufzudecken.
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Schritt 3: Wachstum mit gezielten Maßnahmen unterstützen

Im Allgemeinen lassen sich fünf Hebel identifizieren, um Wachstumspotenziale und damit die Möglichkeit zur Skalierbarkeit zu nutzen.

  • Abrechnung
    Durchschnittlich 60.000,- Euro verschenken Ärzte und Zahnärzte jedes Jahr aufgrund fehlerhafter oder unzureichender Leistungsabrechnungen – große Potenziale bleiben ungenutzt. Die häufigsten Schwächen in der ärztlichen und zahnärztlichen Leistungsabrechnung haben wir für Sie zusammengestellt. >> weiterlesen

  • Personalmanagement
    Jede (Neu)Anstellung bedeutet eine Investitionsentscheidung, die wohl überlegt sein sollte. Unsere Kennziffern zeigen den durchschnittlichen Personalbedarf einer Arzt- bzw. Zahnarztpraxis. >> weiterlesen

  • Praxisorganisation
    Optimierte Abläufe und ressourcenschonende Strukturen unterstützen die Qualität Ihrer Leistungserbringung. Sie entlasten das Personal, reduzieren Kosten und wirken sich positiv auf die Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen, Patient*innen und damit mittelbar auch auf den Umsatz der Praxis aus. Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems hilft, prozess-, mitarbeiter- und patientenorientiert zu wirtschaften. >> weiterlesen

  • (Zahn)Arzt-Patienten-Kommunikation
    Für erfolgreiche Geschäftsabschlüsse sind Kommunikationskompetenzen unerlässlich: Aktives Zuhören, individuelle Bedarfserkundung und eine geschickte Gesprächsführung erhöhen Fallwerte und die Chance auf mehr Abschlüsse bei Selbst- und Zuzahlerleistungen. Lesen Sie unsere Tipps zum Thema "Gewinnbringende Patientengespräche führen". >> weiterlesen

  • Praxiscontrolling
    Das Controlling ist ein wichtiges Steuerungsinstrument für alle Praxisbereiche. Hier laufen die Daten Ihres Rechnungswesens und anderer Quellen zusammen, um Sie mit Zahlen und Fakten bei Ihren unternehmerischen Entscheidungen zu unterstützen. Schaffen Sie betriebswirtschaftliche Transparenz, um Umsatzerfolge zu sichern und Optimierungspotenziale im Auge zu behalten. >> weiterlesen

Das Kock + Voeste-Team unterstützt Ärzte und Zahnärzte dabei, Skalierungspotenziale in Praxis und (Z)MVZ zu identifizieren und Praxisprozesse zu optimieren. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!