Qualität sichern – Prozesse optimieren

Wie Organisation Einfluss auf Flexibilität, Effizienz und Ertrag hat.

Herr Dr. A. führt als niedergelassener Internist eine BAG mit seiner Ehefrau, Dermatologin, Allergologin und Psychotherapeutin und plant, das Team (drei angestellte Fachärzte) um eine weitere Mitarbeiterin zu verstärken. Die BAG nutzt gemeinsam in Praxisgemeinschaft mit einer Allgemeinmedizinerin die Räume und zum Teil auch das Personal. Auf ca. 530 qm bietet die Praxis komplett alle internistischen sowie zahlreiche dermatologische und neurologische Standarduntersuchungen (ohne EMG und EEG) an. Die Praxis ist nach ISO EN 9001 zertifiziert. Herr Dr. A. ist mit der Rendite unzufrieden und möchte gern wissen, wie er im Vergleich zu ähnlichen Praxen aufgestellt ist.

Analysieren.
Die Praxis wurde an zwei Tagen durch eine Organisationsspezialistin beobachtet. Alle Abläufe, die zeitliche Organisation und die Aufgabenverteilung wurden analysiert, mit dem Inhaber ausgewertet und die Ergebnisse in einem Bericht mit ausführlichem Maßnahmenplan zusammengefasst.

Einige Ergebnisse aus dieser Phase:
* Die Praxis ist ein medizinisches und organisatorisches Hochleistungszentrum, stößt aber nun an ihre Grenzen; die Erweiterung des Ärztestabes macht ein Überprüfen der Konzeption notwendig.
* Aufgrund der baulichen Gegebenheiten ist das Arbeiten für alle mit langen Laufwegen verbunden.
* Die Räumlichkeiten sind über Jahre den veränderten Anforderungen mit Kompromissen „angepasst“ worden. Der Umbau einzelner Bereiche der Praxis wird die vordergründigen Missstände zwar abstellen, die Situation aber langfristig nicht komplett entlasten.
* Potenziale liegen in einer optimierten Organisationsplanung der Praxis.


Optimieren. 
* Zunächst sollte die Ausrichtung der Praxis für die Zukunft sicher geplant werden.
* Die Aufteilung des Terminplans in einen Endoskopie-Vormittag und einen internistisch-proktologischen Sprechstundennachmittag sollte künftig nicht mehr vorgenommen werden. So könnten die Untersuchungsräume besser genutzt werden.
* Die Verweilzeit der Patienten in der Endoskopie und im Ruheraum lässt sich verkürzen, wenn die Sedierungstiefe und -dauer hinterfragt wird.
* Eine vorschnelle Entscheidung für kurz greifende Maßnahmen wird die Situation der Praxis nicht dauerhaft verbessern. Die Praxis ist an einem Punkt angelangt, der grundsätzliche Überlegungen und Entscheidungen nötig macht.
* Herr Dr. A. hat das Angebot, die Praxis bei Umbaumaßnahmen und/oder Standortplanung weiter zu beraten, dankbar angenommen.

Gewinnen.
Dr. A. meldet nach der Analyse zurück, dass er durch die Beratung für den nächsten großen Schritt seiner weiteren Praxisentwicklung ein hohes Maß an zusätzlicher Sicherheit gewonnen hat. Er hat Wege aufgezeigt bekommen, mit denen er den scheinbaren Widerspruch zwischen höchsten Qualitätsansprüchen und wirtschaftlichem Arbeiten auflösen und zu einem guten Ergebnis führen kann.

Fazit:
Die organisatorische Analyse der Praxisabläufe und Aufgabenverteilung schafft nicht nur Struktur und zeitliche Flexibilität, sondern auch Transparenz, eine höhere Effizienz und eine optimierte Ertragssituation.