Praxis in Bewegung

Fallbeispiel Ergotherapie

Ausgangslage
Der Inhaber einer ergotherapeutischen Praxis geriet in Liquiditätsenge. Aus seiner Sicht lief die Praxis seit der Gründung vor einigen Jahren gut, viele Patienten äußerten sich zufrieden und er selbst lebte sparsam. Der Ergotherapeut konnte sich nicht erklären, weshalb er finanziell so unter Druck geraten war. Auf Empfehlung seiner Hausbank suchte der Ergotherapeut Unterstützung bei Kock + Voeste.

Analysieren.
Im ersten Schritt analysierte Kock + Voeste alle praxisrelevanten Daten seit Gründung im Verhältnis zu anderen Praxen der Fachgruppe hinsichtlich der Standortvoraussetzungen sowie die Ertrags-, Liquiditäts- und Vermögenssituation im Praxis- und Privatbereich.

Einige Ergebnisse dieser Phase:

• Insgesamt zu hohe Personalkosten im Vergleich zu den Einnahmen und branchenüblichen Gehältern
• Im Vorjahr Personalausfall aufgrund von Krankheit bei Lohnfortzahlung ohne Leistungs- und Umsatzerbringung
• Übernahme einer weiteren Praxis, verbunden mit typischen, zeitlich verzögerten Zahlungseingängen bei einem ab sofort vollständig abzudeckenden Kostenapparat
• Im Vorjahr Auflösung einer Kooperation mit einem Klinikum vor Ort und Abbau von aufgebauten Verbindlichkeiten gegenüber dem Klinikum aufgrund von Überzahlung durch Erbringung von Arbeitsleistung, wodurch Arbeitskraft in der Praxis fehlte
• Die Praxen bieten ein sehr umfassendes Leistungsspektrum an, u. a. seit Kurzem Cranio-Sakral-Therapie

Aufgrund der von den Therapeuten höchstpersönlich zu erbringenden Leistungen steht und fällt die Praxisleistung ergotherapeutischer Praxen mit der Anwesenheit und Produktivität des Personals. Gleichzeitig hängt die Leistung entscheidend von optimaler Terminorganisation und guter Patientenbindung ab. In diesem Fall hatte insbesondere die unzureichende Produktivität, verbunden mit Personalausfall die Schieflage eingeleitet und schließlich in eine akute, existenzbedrohliche Liquiditätskrise geführt. Die Zeit drängte.

Optimieren.
Die begleitende Hausbank konnte aufgrund der von Kock + Voeste präsentierten Analyse die so dringend benötigte, umfassende Unterstützung freigeben. Damit war die kurzfristige Liquidität gesichert, die Umsetzung der Maßnahmen konnte beginnen. Da sich die Leistungserbringung jedes einzelnen Therapeuten so wesentlich auf die Wirtschaftlichkeit der Praxis auswirkt, führte Kock + Voeste gemeinsam mit dem Inhaber und dem gesamten Team einen zweitägigen Workshop durch.

Die Ergebnisse:

• Einvernehmlicher Verzicht des gesamten Praxisteams auf 10 % des Bruttogehaltes, der Inhaber auf 20 %
• Einführung eines variablen Vergütungssystem in Abhängigkeit von der Anzahl der Behandlungseinheiten
• Optimierung der Terminplanung und -vergabe, um die auffallend häufigen Leerzeiten zu minimieren
• Marketingmaterialien zu konkreten Leistungen wie bspw. der Cranio-Sakral-Therapie erstellen, um die Besonderheiten der Praxis besser zu kommunizieren

Die aus dem Workshop heraus, im Team gemeinsam entwickelten Maßnahmen wurden zeitnah zur Umsetzung gebracht.

Gewinnen.
Bereits ein Quartal später zeigte sich eine deutliche Steigerung der Gesamteinnahmen. Demgegenüber unterschritten die Gesamtkosten sogar das geplante Budget, sodass die Praxis im Ergebnis einen soliden Überschuss erarbeiten konnte. Insgesamt ist die Entwicklung der ergotherapeutischen Praxis sehr positiv. Der Inhaber berichtet, dass im Team eine durchweg positive Stimmung wahrnehmbar sei; alle würden mit anpacken und sich sehr für die Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Praxis engagieren.

Fazit:
Gemeinsam lässt sich (fast) alles erreichen. Das Team mit einzubeziehen und für gemeinsame Praxisziele zu begeistern, lohnt sich.

Auch wenn die Personalkostenquoten der verschiedenen Fachrichtungen variieren, ist eine Analyse dieses Kostenfaktors insbesondere dann sinnvoll, wenn die Personalkostenquote über 25 % liegt bzw. bei den höchst personalaufwendigen ergotherapeutischen Praxen einen Wert von über 50 % erreicht.

Arbeitet Ihr Team produktiv? Werden alle Potenziale optimal genutzt?
Jetzt Termin vereinbaren.