Arbeitgeberattraktivität mit QM steigern

So punktet Ihre Praxis bei Bewerbern und Mitarbeitern

Arzt im Bewerbungsgespräch ©Sozavisimost von Pixabay

Die Themen Personalführung, Mitarbeiterbindung und Fachkräftegewinnung treiben niedergelassene Ärzte und Zahnärzte um. Die Personalsituation im Gesundheitswesen ist bereits heute angespannt und wird sich in den nächsten Jahren weiter verschärfen.

Modernes Personalmanagement, Führungsqualitäten und professionelle Organisationsstrukturen sind ausschlaggebende Wettbewerbsfaktoren im hart umkämpften Bewerber*innen-Markt. Das haben auch die niedersächsischen ZMVZ-Partner Dr. Ronald K. und Maximilian H. erkannt: Sie beauftragten Kock + Voeste mit einer Organisationsanalyse, die die effiziente Ausgestaltung der Arbeitsplätze und Arbeitsabläufe an allen vier MVZ-Standorten auf den Prüfstand stellen sollte.

Fallbeispiel aus der Praxis[Namen v. d. Redaktion geändert]

Die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems (QMS) ist für Arztpraxen, Zahnarztpraxen und (Zahn-)Medizinische Versorgungszentren [(Z-)MVZ] laut Beschluss des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) von 2006 für alle an der kassenärztlichen Versorgung Beteiligten verpflichtend vorgeschrieben.
Qualitätsmanagement (QM) hat das Ziel, die Qualität der ärztlichen und zahnärztlichen Behandlungen sicherzustellen, Arbeitsabläufe effizient zu gestalten sowie zur kontinuierlichen Verbesserung der Praxisleistung beizutragen.

Die Implementierung eines einrichtungsinternen QM-Systems – z. B. anhand eines (digitalen) Musterhandbuches – ist dabei sehr hilfreich, wird aber vielerorts noch immer als lästige Zusatzaufgabe empfunden. Dabei kann ein lebendiges Qualitätsmanagement mehr als die Ablauforganisation Ihrer Praxis oder Ihres (Z)MVZ zu systematisieren und zu optimieren: Denn im Employer Branding (dt. Arbeitgebermarkenbildung) wird QM zum Aushängeschild für ein gut strukturiertes Unternehmen – ein Qualitätsversprechen, welches viele Mitarbeiter*innen und Bewerber*innen zu schätzen wissen.

Vorteile von QM für Ihre Mitarbeiter*innen

Unsere Praxisbegehungen und Mitarbeiter*innengespräche ergaben, dass im 2019 gegründeten ZMVZ bereits vieles gut passte und die einzelnen Standort-Teams miteinander harmonierten. Doch von Systematisierung und Standardisierung konnte bislang nur sehr rudimentär die Rede sein.

Zwar existierte offiziell ein QM-Wesen, doch es lebte nicht.
Um das bislang gelungene Ineinandergreifen der Arbeitsbereiche zu manifestieren und für neu hinzukommenden Mitarbeiter*innen zu dokumentieren, galt es, den grob vorhandenen QM-Rahmen – auf das ZMVZ und seine einzelnen Standorte angepasst – mit Leben zu füllen.

Von einem praktizierten Qualitätsmanagement können Ihre Mitarbeiter*innen in vielerlei Hinsicht profitieren. Denn die Einführung eines passenden QM-Systems schafft u. a.:

  • Arbeitsentlastung und Vermeidung von Doppeltaufgaben
  • einen hohen Sicherheitsstandard und reibungslose Arbeitsprozesse
  • klare Regelungen von Verantwortlichkeiten
  • ein sauberes Schnittstellenmanagement
  • klare Vertretungsregelungen bei Ausfallzeiten
  • die Möglichkeit, neue Kolleg*innen effizienter einzuarbeiten
  • eine gezielte Fortbildungsplanung
  • Perspektiven in der Mitarbeiterentwicklung

... und damit zentrale Bausteine für die erfolgreiche Mitarbeiterbindung.

Mitarbeiter- und Patientenorientierung gehen Hand in Hand

Das Qualitätsmanagement in Praxis und (Z)MVZ stellt noch immer primär den Schutz und die Bedürfnisse der Patient*innen in den Zielfokus. Erfolgreich wird es jedoch nur dann, wenn auch die Sicherheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen berücksichtigt wird. Denn erst motivierte Praxismitarbeiter*innen, die Spaß an ihrer Arbeit haben und für ein positives Praxisklima sorgen, können die gute Arbeitsatmosphäre auch auf Ihre Patient*innen übertragen. Und wie wir wissen, fördert freundliches und hilfsbereites Praxispersonal das Wohlbefinden Ihrer Patient*innen und trägt maßgeblich zur Steigerung der Empfehlerquote bei.

QM stärkt den Teamgeist und bezieht alle mit ein

Im Zahnmedizinischen MVZ von Dr. Ronald K. und Maximilian H. riefen wir eine QM-Kommission ins Leben – bestehend aus Mitgliedern des Managements, der Verwaltung sowie einiger Zahnärzte und ZFAs.
Ziel dieser Maßnahme war es, an allen vier Standorten einheitliche Verfahren zu implementieren, alle Mitarbeiter*innen gleichwertig zu informieren und die Zusammenarbeit der Abteilungen zu optimieren.
Mit unserem Seminar „Qualitätsmanagement in der Praxis“ holten wir alle Angestellten des ZMVZ mit ins Boot – um sie von Funktion und Nutzen eines QM-Handbuches zu überzeugen und für ihre Mitwirkung zu gewinnen.

Die gemeinsame Fortbildung stärkte spürbar das Zusammengehörigkeitsgefühl der vier Standorte. Durch die Einbeziehung aller Mitarbeiter*innen brachten die ZMVZ-Inhaber ihre Wertschätzung dem Praxisteam gegenüber zum Ausdruck: Jeder und jede sollte sich an dem neuen Prozess beteiligt fühlen und eigene Anregungen einbringen können.

Ein wichtiger Baustein des Qualitätsmanagements ist auch die Förderung des regelmäßigen Austausches. Fest terminierte und gut organisierte Teammeetings tragen dazu bei, dass alle Mitarbeitenden den gleichen Informationsstand haben, sich in Veränderungsprozessen mitgenommen fühlen und eine Plattform für die Ansprache von Beschwerden, Problemen und eigenen Optimierungsvorschlägen geschaffen wird.
Eine offene Kommunikationskultur fördert das Vertrauen, unterstützt ein positives Miteinander und beugt Falschinformationen in der internen Gerüchteküche vor.

Qualität in der Führung fördert Wertschätzung und Selbstwirksamkeit

Neben regelmäßigen, strukturierten Teambesprechungen bietet ein QM-Handbuch weitere Methoden und Werkzeuge für ein erfolgreiches Personalmanagement.
Mit exakten Stellenbeschreibungen, Terminvorgaben und Arbeitsanweisungen gelingt es Führungskräften in Praxis und (Z)MVZ, Aufgaben vertrauensvoll zu delegieren. Das stärkt die Selbstwirksamkeit Ihrer Mitarbeiter*innen, denn ein verbindlicher Handlungsrahmen schafft Orientierung und gewährt gleichzeitig Freiheiten in der individuellen Ausgestaltung.

Klare Strukturen, systematisierte Abläufe, Checklisten, Leitfäden und ausformulierte Arbeitsplatzbeschreibungen geben Praxismitarbeiter*innen Sicherheit in ihrem Handeln, stärken das Selbstvertrauen und erhöhen so langfristig die Arbeitszufriedenheit. Werden Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche in einem Organigramm abgebildet, lassen sich daraus für alle Teammitglieder die richtigen Ansprechpartner und Kommunikationswege ablesen.

Das QM-Handbuch des niedersächsischen ZMVZ haben wir zudem mit Checklisten und Leitfäden für erfolgreiche Mitarbeitergespräche bestückt. Diese unterstützen die Führungskräfte der einzelnen Standorte dabei, den wertschätzenden Umgang mit ihren Mitarbeiter*innen zu stärken.
Ob Feedback-, Motivations- oder Kritikgespräch: Einheitliches Vorgehen in der internen Gesprächsführung und -protokollierung garantiert die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter*innen, schafft Vergleichbarkeit und Sicherheit in Führungsfragen.

Qualitätsmanagement in der Außenwirkung

Qualität im Praxismanagement ist die beste Mundpropaganda – nicht nur für Patient*innen, auch für potenzielle Bewerber*innen. Der Blick in das QM-Handbuch einer Praxis verrät medizinischen Fachkräften viel über das Organisationsniveau Ihrer Niederlassung.
Gibt es klar abgegrenzte Aufgabengebiete? Sind interne Prozesse professionell und verbindlich geregelt? Wie verläuft das Wissensmanagement? Werden Fehler in der Praxisorganisation nachgehalten, angegangen und behoben?
Um sich für den Bewerber*innen-Markt überzeugend aufzustellen, ist eine individuelle Ausarbeitung und regelmäßige Aktualisierung des QM-Handbuches ratsam.

Mit einer (freiwilligen) Praxis-Zertifizierung lassen sich Ihre hohen Qualitätsstandards zusätzlich sichtbar machen. Die Zertifizierung Ihres QM-Systems kommuniziert klar die Qualitätsorientierung Ihres Gesundheitsunternehmens. Es zeigt, dass in regelmäßig stattfindenden Audits alle Praxisprozesse kontinuierlich überprüft und optimiert werden. Das stiftet Vertrauen bei potenziellen Bewerber*innen und Kooperationspartnern und unterstreicht Ihre Unternehmerqualitäten.

Recruiting und Onboarding systematisieren

Auch das Bewerber*innen-Management profitiert von Struktur und Systematisierung. Klare Richtlinien und Handlungsanweisungen unterstützen vor allem Großpraxen und Medizinische Versorgungszentren mit mehreren Filialen dabei, ihre Recruitingprozesse standortübergreifend zu vereinheitlichen und zu professionalisieren.

Für das ZMVZ von Dr. Ronald K. und Maximilian H. haben wir zu diesem Zweck Checklisten für Stellenausschreibungen und Bewerbermappen implementiert sowie klare Onboarding-Prozesse definiert. Mit einer gesicherten Informationsgrundlage fühlen sich Neuankömmlinge (sowie Berufsrückkehrer*innen) geschätzt, finden schneller ihren Platz im Team und werden nach nur kurzer Einarbeitungszeit selbst produktiv.

 

Von einem lebendig praktizierten Qualitätsmanagement proftieren Praxisinhaber*innen, Führungskräfte, Mitarbeiter*innen und Patient*innen gleichermaßen. Mit unserer QM-Beratung unterstützen wir Ärzte und Zahnärzte dabei, die Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit ihrer Praxisorganisation zu verbessern und damit auch die Attraktivität ihrer Arbeitgebermarke zu steigern.

Sichern Sie sich jetzt Ihren Vorsprung durch Qualität und Effizienz!