Entlastung schaffen – Verbindlichkeit erwirken

Management auf Zeit – Fallbeispiel Zahnarztpraxis

Dr. H. ärgerte sich zunehmend über einen unglaublich hohen und mühseligen Abstimmungsaufwand und eine fehlende Verbindlichkeit unter seinen Praxis-Partnern und -Kollegen. Entscheidungen würden entweder intransparent von einzelnen, ohne Absprache oder gar nicht getroffen. Geschäftsführungssitzungen seien zwar geplant, würden jedoch entweder nicht vollzählig stattfinden oder kurzfristig abgesagt. Dr. H. entschied sich, diesen Ärger nicht weiter hinzunehmen, sondern aktiv etwas dagegen zu unternehmen und verabredete ein Beratungsgespräch mit Kock + Voeste in einer seiner Praxen.

Analysieren.
Im Erstgespräch erörterten Kock + Voeste gemeinsam mit Dr. H. zunächst mögliche Ursachen und die Zusammenhänge, die zu diesen Entwicklungen geführt hatten. Deutlich wurde dabei, dass das Problem im Zuge des starken Praxiswachstums und der Hinzunahme weiterer Praxispartner entstanden war. „Früher“, so Dr. H., hatten er und sein Partner sich schnell mal zwischen zwei Patienten abgestimmt oder nach Feierabend zusammengesessen. Ein kurzes Gespräch hatte genügt. Inzwischen war das anders.

Deutlich wurde, dass aufgrund der erreichten Praxisgröße und der Hinzunahme weiterer Partner andere Abstimmungsverfahren braucht, die es aber irgendwie nicht gelang, im anspruchsvollen Praxisalltag vernünftig zu organisieren.

Einige Ergebnisse dieser Phase:

• Vereinbarungen zu Kompetenzen und Entscheidungsbefugnissen sind nicht dokumentiert.
• Geschäftsführungssitzungen sind einmal pro Monat geplant, fanden jedoch nur unregelmäßig, unvollzählig und mit großen Abständen statt.
• Investitionsentscheidungen werden von einzelnen, ohne Absprache mit den anderen Partnern getroffen oder verschleppt.

Optimieren.
Im Auftrag von Dr. C. lud Kock + Voeste die beteiligten Partner zu einem Leitungsworkshop ein, der an zwei Tagen an einem neutralen Ort außerhalb der Praxisräume stattfand. Die Bedarfsermittlung zeichnete ein ähnliches Bild: Alle Partner waren unzufrieden mit den Abstimmungsprozessen, beklagten Intransparenz und ein „Verschleppen“ von Entscheidungen. Im weiteren Verlauf des Workshops erarbeitete Kock + Voeste gemeinsam mit den Workshop-Teilnehmern Regeln, die alle mittragen konnten.

Es wurden Termine für monatlich stattfindende Geschäftsführungssitzungen festgelegt und Themen, die es in diesem Rahmen zu besprechen gilt, vereinbart. So entstand Klarheit, beispielsweise darüber, dass Investitionen, die unter einem bestimmten Betrag bleiben, individuell von jedem einzelnen, ohne Rücksprache entschieden und veranlasst werden dürfen und sollen. Investitionen hingegen, die eine bestimmte Höhe überschreiten, erfordern die Zustimmung der anderen Partner.

Um Neutralität und Verbindlichkeit zu sichern, beauftragten die Praxisinhaber Kock + Voeste mit der weiteren Betreuung der Geschäftsführungssitzungen. Seitdem begleitet Kock + Voeste Dr. H. und dessen Praxispartner, organisiert und moderiert die Geschäftsführungssitzungen, erstellt die Agenda und hält die erarbeiteten Ergebnisse nach.

Gewinnen.
Nach Verlauf einiger Sitzungen, die vollzählig, pünktlich und vorbereitet verliefen, meldeten die Inhaber eine zunehmende Zufriedenheit zurück. Waren Besprechungen zuvor als lästig, zeit- und energiefressend empfunden worden, hatte sich die Stimmung sehr gewandelt. „Wie schnell und transparent Entscheidungen plötzlich getroffen werden können, wenn für eine entsprechend verbindliche Struktur gesorgt wird und diese freundlich-unnachgiebig und kompetent begleitet wird. Endlich können wir uns wieder auf das konzentrieren, wofür unser Herz schlägt: die Arbeit am Stuhl und an den Patienten. Denn wir wissen, für alles andere ist bestens gesorgt.“

Fazit:
Großpraxen mit mehreren Partnern benötigen eine andere Organisation als eine Einzelpraxis. Gerade bei Wachstumskurven wird diesem Aspekt oft nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. Als Folge leiden Effektivität, Produktivität und Zufriedenheit.

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