Krisenmanagement für Arzt- und Zahnarztpraxen

Liquidität sichern: Kredite beantragen, Steuern stunden

In der Corona-Krise ist ein Einnahmeausfall in Arzt-, Zahnarztpraxen und Medizinischen Versorgungszentren (MVZ) nicht grundsätzlich abgedeckt. Nur wenn Ihr Praxisbetrieb direkt betroffen und aufgrund einer amtlichen Verfügung vorübergehend geschlossen wird, haben Sie nach Auskunft der KBV Anspruch auf eine Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz.

Allerdings wurden vielfältige Maßnahmen auf den Weg gebracht, um Unternehmen und Praxen Hilfestellungen zu geben, die Corona-Krise wirtschaftlich zu überstehen.

Wichtig dabei ist: Ihr Anspruch auf finanzielle Hilfen beruht maßgeblich auf den Nachweisen, die Ihren Liquiditätsengpass und die Umsatzeinbußen im Zuge der Corona-Krise belegen.

Gerne stellen wir gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Unterlagen zusammen und unterstützen Sie bei:

  • der Antragsstellung für Soforthilfe,
  • der Ermittlung Ihres Liquiditätsengpasses,
  • der Aufbereitung und Auswertung Ihrer betriebswirtschaftlichen Daten,
  • der Erstellung eines Finanz- und Liquiditätsplans („Worst Case“),
  • der Abstimmungen und Verhandlungen mit Ihren Vermietern, Leasinggebern oder Banken.

Sollten Sie das Gefühl haben, dass die Liquidität kurzfristig eng wird, wenden Sie sich bitte an Ihren Kock + Voeste-Berater. Wir übernehmen für Sie das Krisenmanagement und suchen gemeinsam mit Ihnen das Gespräch mit der Bank.

Soforthilfen vom Bund

Inzwischen haben alle Bundesländer Hilfsprogramme ins Leben gerufen, um das wirtschaftliche Überleben von Selbständigen, Freiberuflern und KMUs in der Corona-Krise zu sichern. Die Regelungen sind in den Ländern unterschiedlich. Einen nach Bundesländern sortierten Überblick über alle Corona-Soforthilfen gibt es hier.

Mögliche Optionen bei der Bank

  • neue Kredite beantragen
  • bestehende Tilgungsvereinbarungen bis Ende des Jahres aussetzen
  • Kontokorrent erhöhen

Liquiditätsmittel beantragen

Über die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KFW) besteht die Möglichkeit, kurzfristige Liquiditätshilfen zu erhalten. Leider ist keine direkte Beantragung bei der KFW möglich und Sie müssen sich hierzu mit Ihrer Hausbank in Verbindung setzen. Dies können wir Ihnen nicht abnehmen, aber wir unterstützen Sie bei einer evtl. Antragstellung durch die zügige Zurverfügungstellung aller notwendigen Unterlagen.

Sollte Ihre Hausbank Bedenken bei der Finanzierung haben, so können diese bei Bedarf auch auf das Bürgschaftsinstrumentarium zurückgreifen und somit ihr eigenes Haftungsrisiko minimieren. Es darf sich allerdings nicht um Sanierungsfälle oder Unternehmen in Schwierigkeiten handeln (dies sind z. B. Unternehmen bzw. Praxen, die aufgrund von Verlusten oder Überentnahmen der Inhaber/Gesellschafter in der Vergangenheit in Liquiditätsnot sind).

Um Ihre Chancen auf Unterstützung zu erhöhen, ist es angebracht, Ihrer Hausbanken nachzuweisen, dass die Praxis vor der Corona-Krise solide gehaushaltet hat. Insbesondere das Verhältnis von Umsatz und Privatentnahmen sollte gut ausbalanciert sein. Es ist sicher ein hilfreiches Signal an die Bank, wenn Sie Ihre Privatentnahmen zur Sicherung Ihres Praxisbetriebs in der Corona-Krise (wenn möglich) weiter senken würden.

Unsere Partnerbanken haben signalisiert, dass sie Ihre Kunden wo möglich mit zusätzlichen Liquiditätsmitteln unterstützen wollen. Für die jeweilige Prüfung sei aber ein fachlich fundierter und nachvollziehbarer Plan der erwarteten Liquiditätsentwicklung nötig. Sprechen Sie uns gern darauf an.  Wir erstellen diesen für Sie.

Steuerstundungen/Reduzierung der Vorauszahlungen

Laut Bundesfinanzministerium wurden die Finanzbehörden aller Bundesländer aufgefordert, ihren Beitrag zu einer Milderung der wirtschaftlichen Auswirkungen durch den Coronavirus zu leisten.

  • So wird es den Finanzbehörden erleichtert, Stundungen von Steuerschulden zu gewähren.
  • Wenn Unternehmen unmittelbar vom Coronavirus betroffen sind, soll bis Ende des Jahres 2020 auf Vollstreckungsmaßnahmen und Säumniszuschläge verzichtet werden.
  • Die Voraussetzungen, um Vorauszahlungen von Steuerpflichtigen anzupassen, werden erleichtert.
  • Rückwirkende Erstattungen der umsatzsteuerlichen 1/11-Zahlung sollen ermöglicht werden.

Bei Bedarf können wir in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater für Sie einen Herabsetzungs- bzw. Stundungsantrag für die laufenden Steuervorauszahlungen stellen.

Download Word-Vorlage: FA Musteranschreiben Steuerstundung (14KB docx)

Mitarbeiter informieren und halten: Kurzarbeiterregelungen und Kommunikationsstrategien

Um vorübergehende Auftragsrückgänge zu überbrücken, sollten Sie wenn möglich und nötig Ihre Mitarbeiter in Urlaub schicken oder sich krank melden lassen. Für Kurzarbeit bedarf es einer Zustimmung der Mitarbeiter. Verweigert ein Arbeitnehmer diese, so könnte eine Kündigung aus betrieblichen Gründen zulässig sein. Hierzu ist vorher eine arbeitsrechtliche Beratung einzuholen.

Kurzarbeiterregelungen

Im Eilverfahren hat die Bundesregierung die gesetzlichen Grundlagen für einen leichteren Zugang zum Kurzarbeitergeld geschaffen. Die Regelungen treten Rückwirkend zum 01. März 2020 in Kraft.

Das "Gesetz zur befristeten krisenbedingten Verbesserung der Regelungen für das Kurzarbeitergeld" sieht folgende Maßnahmen vor:

  • Die Beantragung von Kurzarbeit kann erfolgen, wenn mindestens 10 Prozent der Beschäftigten vom Arbeitsausfall betroffen sind.
  • Auf den Aufbau negativer Arbeitszeitsalden (Gewährung von Urlaub, Abbau von Überstunden) soll vollständig oder teilweise verzichtet werden können.
  • Sozialversicherungsbeiträge auf das Kurzarbeitergeld soll die Bundesagentur für Arbeit künftig vollständig erstatten.
  • Auch Leiharbeitnehmer dürfen Kurzarbeitergeld beziehen dürfen.

Voraussetzung für den Bezug von Kurzarbeitergeld ist, dass die üblichen Arbeitszeiten vorübergehend wesentlich verringert sind. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Materiellieferungen stocken, Privatpatienten ausbleiben oder staatliche Schutzmaßnahmen dafür sorgen, dass der Betrieb vorrübergehend geschlossen wird.

Kommt Kurzarbeitergeld in Betracht, hat der Arbeitgeber gem. § 99 Abs. 1 SGB III gegenüber der zuständigen Agentur für Arbeit glaubhaft zu machen, dass ein erheblicher Arbeitsausfall besteht und die betrieblichen Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld erfüllt sind. Bestätigt die Agentur für Arbeit, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind, hat der Arbeitgeber innerhalb von drei Monaten in einem zweiten Schritt das Kurzarbeitergeld zu beantragen. Die Anzeige des Arbeitsausfalls ist für die Fristwahrung nicht ausreichend.

Das Kurzarbeitergeld beträgt für Arbeitnehmer mit mindestens einem Kind in den ersten drei Monaten 67 % und für Arbeitnehmer ohne Kind 60 % der Nettoentgeltdifferenz. Weitere Aufstockungen durch den Arbeitgeber sind zur Milderung der Nachteile möglich. Sofern keine (tarif-vertragliche) Rechtsgrundlage besteht, sind diese Arbeitgeberleistungen aber freiwillig. Der Betriebsrat kann sie nicht erzwingen. Kurzarbeitergeld wird nach aktuellem Stand für die Dauer von längstens zwölf Monaten gewährt. Ein Beispiel zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes finden Sie in unseren FAQs zu den aktuellen Kurzarbeiterregelungen.

Das Kurzarbeitergeld wird für einen begrenzten Bezug von zwölf Monaten gewährt. Wenn eine Reduzierung der Personalkosten nicht akut notwendig ist, kann es demnach von Vorteil sein, den durch die Krise bedingten Arbeitsausfall zunächst durch innerbetriebliche Maßnahmen (Weiterbildungen, Betriebsurlaub, Überstundenabbau, Inventur) abzufangen.

Hier finden Sie alle Infos der Agentur für Arbeit zum Antrag auf Kurzarbeit.

Interne Kommunikation in der Krise

Die Corona-Krise stellt Unternehmensinhaber und Mitarbeiter vor viele Fragen: Wie kann sichergestellt werden, dass der Praxisbetrieb die Krise übersteht? Welche Wege gibt es, Arbeitsplätze zu sichern und wie kann die Belegschaft vor Infektionen geschützt werden?
Während die Geschäftsleitung versucht, der schwierigen Lage Herr zu werden, bleiben Angestellte oft uninformiert und verunsichert zurück.

Gerüchten und Mutmaßungen vorbeugen

Geben Sie Spekulationen keinen Nährboden. Wenn Informationen über die Lage Ihrer Praxis, geplante Kurzarbeit oder gar Kündigungen nicht offen behandelt und kommuniziert werden, schürt das Misstrauen und verstärkt die Unsicherheit. Mangelnde Sensibilität in angespannten Situationen erschüttert schnell das Vertrauen Ihrer Praxismitarbeiter.

Sicher, nicht jeder einzelne Mitarbeitende muss alle Details der Krisensituation kennen, es sei denn, sie betreffen die persönliche Sicherheit.

Wertschätzung, Offenheit und Klarheit sind gefragt  

Sorgen Sie für Ruhe und Sicherheit in Ihrem Praxisteam, in dem Sie emphatisch und sachlich erklären, wie die Praxisführung an Lösungen arbeitet. Eine kontinuierliche Informationsweitergabe über das Geschehen wirkt klärend und beruhigend. Ziel muss es sein, Panik zu vermeiden und Vertrauen zu vermitteln.

  • Wertschätzen Sie den Einsatz Ihrer Belegschaft. Bedanken Sie sich für das bisherige Engagement und zeigen Sie Verständnis für Ängste und Sorgen.
  • Nehmen Sie sich Zeit und haben Sie ein offenes Ohr für Einzelgespräche. Ob Kinderbetreuung oder die Versorgung Angehöriger: Die Corona-Krise stellt jeden Einzelnen vor individuelle Herausforderungen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, ihre private Situation zu erläutern und gemeinsam mit Ihnen Lösungen zu finden.  
  • Klären Sie über die aktuelle Lage auf: Was lassen die Körperschaften (KVen/KZVen) verlautbaren, welche Anordnungen gelten von Seiten der Bundesregierung, welche Entscheidungen werden in den nächsten Tagen erwartet…
  • Stellen Sie die dadurch resultierenden Folgen für den Praxisbetrieb dar. Welche Handlungen und Aktionen werden Sie als Praxisinhaber daraus ableiten oder haben Sie bereits veranlasst? Etwa: Veränderte Öffnungszeiten oder Personaleinsatzplanungen, Kurzarbeit, Regelungen zur Kinderbetreuung, Investitionsrückstellungen, Abbildung von Worst-Case-Szenarien etc.
  • Beschreiben und begründen Sie Ihre Maßnahmen so, dass sich Ihre Mitarbeitenden mitgenommen fühlen. Erklären Sie, dass beispielsweise Kurzarbeit oder „Zwangsurlaub“ wichtige Instrumente für den langfristigen Erhalt von Arbeitsplätzen sind und Sie damit Ihrer Fürsorgepflicht nachkommen.
  • Händigen Sie Hintergrundinformationen zur COVID_19-Krise aus – z. B. die Kock + Voeste FAQs zur Kurzarbeit.
  • Laden Sie Ihre Angestellten zu Fragen ein, die Sie offen und ehrlich beantworten.

Bereiten Sie Ihre Meetings gut vor. Mit Struktur und Klarheit schaffen Sie Sicherheit und Vertrauen in Ihrer Belegschaft, indem Sie verantwortungsvolles und fürsorgliches Handeln signalisieren.

Kontinuierlicher Informationsfluss stärkt Vertrauen

Während einer Krise sind regelmäßige Besprechungen unablässig. Dadurch wird der Informationsfluss gesichert und Ihr Team bekommt die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen und Lösungsstrategien zu erarbeiten. Um eine kontinuierliche Kommunikation zu gewährleisten, ist es ggf. sinnvoll, einen Krisenbeauftragten in Ihrem Team zu bestimmen, der alle relevanten Informationen in die Belegschaft trägt.

Führen Sie Jour fixe, also regelmäßige Teambesprechungen, ein. Achten Sie darauf, dass Mitarbeiter- und Patientenkommunikation stets Hand in Hand gehen. Jegliche Kommunikation, die nach außen geht, sollte intern bereits bekannt sein.

Halten Sie den Blick nach vorn. Positiv motivierende Meldungen sind in der jetzigen Situation besonders gefragt. Würdigen Sie stets die Leistungen Ihres Teams und wertschätzen Sie die Arbeit in diesen herausfordernden Zeiten.